Opptatt av leie­takerne

Møller Eiendom har en eiendomsportefølje verdt om lag 15 milliarder kroner i Norge, Sverige og Baltikum. Moderne, men også eldre kontorbygg utgjør størstedelen av porteføljen. I tillegg kommer lagerhaller og bygg som huser Møllers bilforretninger og bilverksteder i Norge. Selskapet med hovedkontor i Oslo har også nylig kjøpt bygget som huset gamle Deichmanske Hovedbibliotek i hovedstaden.

– Ved kjøp av eiendommer foretar vi alltid en grundig teknisk gjennomgang for å avdekke feil eller mangler ved bygningskonstruksjoner som kan være kritisk for sikkerheten. I tillegg går vi gjennom byggdokumentasjonen for å få kartlagt hvilke forutsetninger og begrensninger som gjelder for bruken av bygget. Vi går også gjennom avtaler som er inngått med byggets leietakere, sier Ken Pedersen i Møller Eiendom.

Han begynte som teknisk forvalter i selskapet i 2018, etter å ha jobbet noen år i Forsvarsbygg. Hos Møller Eiendom har han ansvar for å kvalitetssikre arbeid knyttet til forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) av eiendommene. Han har også det overordnede ansvaret for brannsikkerheten i bygningene.

Elektronisk støtteverktøy

– Det er ikke alle eiendommene selskapet drifter selv. For noen av eiendommene er det inngått såkalte bare­house avtaler som innebærer at leietakerne selv er ansvarlige for drift og vedlikehold. I bygg der vi har driftsansvaret, er det ansatt egne driftsledere som følger opp sikkerheten på kontinuerlig basis, forklarer Pedersen.

All FDV-dokumentasjon er systematisert og lagret elektronisk i støtteverktøyet FDV Web. Her registreres også skader på bygningskonstruksjoner samt feil eller mangler ved branntekniske installasjoner og utstyr som rapporteres inn, enten fra driftsleder eller leietakere i bygningen. Så snart et avvik er lukket registreres dette også i FDV Web.

– Selskapet er opptatt av å reagere raskt når vi får meldt inn avvik fra driftsledere eller representanter for leietakere. Avvik lukkes i prioritert rekkefølge ut fra alvorlighetsgrad. Ved å reagere hurtig på avviksmeldinger ønsker vi å vise leie­takerne at sikkerheten deres er høyt prioritert fra vår side, poengterer Pedersen.

For å kunne ivareta brannsikkerheten i bygningene har selskapet utviklet sin egen elektroniske «Brannbok». Den er på 30 sider og inneholder brannteknisk informasjon som er spesifikk for den enkelte bygning. Brannboken beskriver blant annet hva som finnes av branntekniske installasjoner og utstyr i bygningen og hvilke krav som gjelder for service, kontroll og vedlikehold.

– For at også leietakerne skal kunne etterleve myndighetenes krav til systematisk sikkerhets­arbeid er det viktig at de gjør seg kjent med Brannboken og innholdet i denne, understreker Pedersen.

Revisjonsmøter

En gang i året avholder han møter med leietakerne i bygningene Møller Eiendom har driftsansvar for. Møtene benyttes til å gjøre en revisjon av sikkerhetsarbeidet i bygningen. Til revisjonen hører blant annet gjennomgang av organisasjonen med tilhørende instrukser og rutiner for å se at de dekker dagens situasjon. Revisjonen dekker også leietakers egenkontroller av elektro, håndslokkere, rømningsveier m.m. samt brannvern­opplæring av ansatte. Det samme gjør holdningsskapende sesonginformasjon og risikoanalyse.

I tillegg til den årlige revisjonen av sikkerhets­arbeidet sammen med leietakerne, gjennomfører selskapet hvert femte år en grundig tilstandskontroll av bygningene med tilhørende branntekniske installasjoner.

– Til å gjennomføre disse kontrollene benytter vi eksterne ingeniører med byggfaglig og brannteknisk kompetanse, opplyser Pedersen.

Årlig brannvernuke

Som eier med ansvar for mange bygninger har Møller Eiendom valgt å samle flest mulig årskontroller med brann­tekniske installasjoner som for eksempel sprinkler- og brannalarm­anlegg innenfor en og samme uke.

– I forbindelse med årskontrollene arrangerer vi også en «brannvernuke» for leietakerne våre. Foruten evakueringsøvelser hvor leietakere må rømme gjennom byggets nødutganger, avholder vi slokkeøvelser der dette er praktisk mulig. På grunn av koronasituasjonen har disse aktivitetene dessverre vært satt på vent i halvannet år, forteller Pedersen.

Tanken bak den årlige brannvernuken med opplæring i brannvern er ifølge Pedersen å motivere leietakerne til å engasjere seg sterkere i sikkerhetsarbeidet.

– Møller Eiendom har valgt å involvere leietakerne direkte i sikkerhetsarbeidet gjennom praktiske øvelser, fremfor bare å liste opp hva selskapet krever av dem. Jeg føler meg trygg på at inkludering er nøkkelen til suksess dersom man ønsker å etablere en sterk og varig sikkerhetskultur, fremholder Pedersen.